A számlák "életútjának" fontos állomása, amikor a napi munkából kikerülve irattárban várják újbóli felhasználásukat vagy - életútjuk (megőrzési idejük) végén - selejtezésüket, megsemmisítésüket. Korábbi konferenciáinkon már voltak előadások, amelyekben azt a kérdést is körbejártuk, hogy mibe kerül egy irattár kialakítása és hogy milyen feltételek mellett éri meg külsős szolgáltatót igénybevenni.

Mostani bejegyzésünk "Hatékony pénzügyi-számviteli munka" konferenciánk egyik előadójához, az Iron Mountainhez kapcsolódó hír (a cég egyik jelentős tevékenysége a fizikai iratkezelés és az ahhoz kapcsolódó szolgáltatások):

Hogy ne vesszen el egy dokumentum sem…

Miközben az üzleti siker szempontjából nagyon fontos, hogy a lényeges dokumentumokhoz gyorsan és megbízható módon hozzá lehessen férni, mégis sok vállalatnak a fizikai és az elektronikus iratok archiválása és elérése is problémát jelent. A dokumentumok kezelésének tekintetében a két talán legfontosabb tényező az elérés és a költség. Ha a szervezetek megoldják, hogy irataikhoz bármikor költség hatékony módon hozzáférjenek, azzal lényegesen csökkenthetik a működési hiányosságokat.

A gazdasági válság nagy lökést adott a dokumentumkezelési üzletágnak, hiszen jelen helyzetben, amikor nagyon sok cégnél és vállalatnál a költségcsökkentés került előtérbe a növekedéssel szemben, a vállalat- és cégvezetők többsége belátta, hogy ma már a dokumentummenedzsment egy külön szakma, ugyanúgy, mint az adótanácsadás, vagy éppen a követeléskezelés, aminek megvannak a professzionális képviselői idehaza és külföldön egyaránt - közölte Szakonyi András, a világ legnagyobb irat- és adatkezelő nagyvállalatának kelet-közép-európai társaságának, az Iron Mountain Central Europe-nak a regionális ügyvezető igazgatója.

„Tapasztalatunk szerint elsődlegesen három ok miatt fordulnak hozzánk a különböző vállalatok, köztük a kkv-k" - mondja Szakonyi András. „ Egyrészt rájönnek arra, hogy a látszat ellenére még egy nem igazán nagy méretűnek tekinthető cég esetében is nagyon komoly humán erőforrást igényel az adott társaságban található dokumentumok feldolgozása, archiválása, előhívása, egyszóval működtetése. A másik gyakran visszaköszönő történet, hogy hiába áldoz emberi erőforrást egy cég a dokumentumainak, iratainak menedzselésére, hiába tartozik bizonyos munkatársak munkakörébe, hogy végezzék ezt a tevékenységet, a legtöbb esetben elsősorban a nem szakértői munkavégzésnek köszönhetően, amikor egy-egy szerződés, vagy más hivatalos iratra nagy szükség lenne, akkor azt legtöbbször nem találják. És a fentieken kívül, amikor az is világossá válik a cég valamelyik vezető menedzserének, hogy a dokumentummenedzsment szolgáltatás díja mindössze 25%-a a korábban tárolásra használt iroda, vagy raktár bérleti díjának, akkor már nagyon kevesen vannak olyanok, akik ne gondolkodnának el nagyon komolyan a szolgáltatás igénybe vételén."

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy egy egyszeri 300 ezer forintos költséget követően, akár havi 10 ezer forintért is igénybevehető egy széleskörű dokumentummenedzsment szolgáltatás. Ez a fajta outsourcing megoldásokat biztosít a dokumentumkezelés talán legkényesebb problémáira, amikor vegyes tárolási környezetben papíralapú és elektronikus iratok is vannak, amikor keverednek az aktív és a ritkán elért dokumentumok, illetve amikor az ügyfélnél és különböző külső szolgáltatóknál is tárolt anyagokhoz kapcsolódóan, egymással nem kompatibilis dokumentumkezelő rendszerek egyszerre működnek.

Növelhető termelékenység, csökkenő költség

Mint Szakonyi elmondta, az információkezelés folyamatának lényege, hogy a szolgáltató biztosítja a zavartalanul áramló integrált információk gyors és biztonságos elérését, bárhol és bármilyen formában is legyenek azok. Ennek köszönhetően a cégek, vállalatok jobban kihasználhatják meglévő eszközeiket (információikat), növelhetik termelékenységüket, csökkenthetik költségeiket és ezzel felgyorsíthatják a piacra kerülést.

Az Iron Mountain egyesíti az aktív dokumentumok fizikai tárolását, azok intelligens átalakítását és digitális tárolását.  A világcég dokumentumkezelési megoldásait a digitális iratközpontja teszi teljessé, melynek segítségével minden egyes ügyfele egyrészt elérheti különböző dokumentumait, másrészt különböző műveleteket végezhet vele: szerkesztheti, megjegyzéssel láthatja el, vagy éppen e-mail üzenetben továbbíthatja.

/Forrás: Piac és Profit/