Számlabefogadók (vásárlók, szolgáltatást igénybe vevők) részére
Magyarországon már 2004 óta lehetőség van papír alapú számlakezelés helyett elektronikus formában történő számlakibocsátásra és befogadásra.
Mi az elektronikus számlázás?
Elektronikus számlázás esetén a számlát az eladó (a számla kibocsátója) számítógéppel készíti, hasonló módon, mint ahogy számos papír számla készül jelenleg. Ezt követően azonban nem nyomtatja ki, hanem meghatározott módon elektronikus formában állítja elő. A vevő (a számla befogadója) az elektronikus számlát e-mail-ben kapja meg, vagy az internetről töltheti le.
Az elektronikus számla bármilyen számítógépen megnézhető, tárolható és a hitelesítés megtartásával továbbküldhető.
Mi az elektronikus számla?
Az elektronikus számla egy fájl, ami elektronikusan hitelesített formában ugyanazokat a számlaadatokat tartalmazza, mint a papír számla.
Az elektronikus számlát a számlakibocsátó a jogszabályoknak megfelelően elektronikus úton „lebélyegzi” és elektronikusan aláírja. Az ilyen módon hitelesített számla tartalma nem módosítható, ezért ugyanúgy könyvelhető, mint egy hagyományos papír számla. Nem minősül elektronikus számlának a papír számla szkennelt verziója, és a számla adatait hitelesítés nélkül tartalmazó – például Word vagy PDF – fájl sem.
Hogyan működik az elektronikus számlázás?
1. A számlakibocsátó elkészíti és hitelesíti az elektronikus számlát, majd vagy maga küldi el (e-mailben vagy interneten keresztül) a számlabefogadóhoz, vagy egy ezzel foglalkozó
szolgáltatót (konszolidátor) bíz meg a kézbesítéssel. A számlához esetlegesen csatolható a teljesítéshez szükséges egyéb bizonylat is.
2. A számlabefogadó a saját eddigi gyakorlata szerint megnézi a számlát, jóváhagyja vagy megreklamálja. A számlát a befogadó a saját számítógépén / szerverén, vagy egyéb archiváló szolgáltatónál tárolhatja.
3. A könyvelő a saját számítógépén látja a számlát, amit a papír számlákkal egyező módon számítógépes rendszerben könyvel.
4. APEH ellenőrzéskor az ellenőr az elektronikus számlát és a könyvelést vizsgálja.
Kinek éri meg elektronikus számlát befogadni?
Vállalkozásoknak
Az elektronikus számlák befogadására minden cégnek érdemes felkészülnie. Az elektronikus számlázás előnyeit leginkább azok tudják kihasználni, akikhez nagy mennyiségű számla
érkezik, mert megtakaríthatják a kézi adatrögzítés és a papír számlák tárolásának költségét. Az elektronikus számlázás nemcsak gyorsabb, olcsóbb és kényelmesebb megoldás, mint a papír, de környezetbarát is, mivel a cég papírfelhasználása nagymértékben csökken.
Magánszemélyeknek
Magánszemélyek jellemzően közüzemi szolgáltatások igénybevétele, vagy interneten történő vásárlás esetén találkozhatnak elektronikus számlával. Számukra – mivel könyvelést nem kell vezetniük – az elektronikus számlák befogadása semmilyen külön felkészülést nem igényel, ellenben időt és pénzt takaríthatnak meg azáltal, hogy nem kell papír számlákkal bajlódniuk, postán csekkeket befizetniük, hanem pár kattintással otthonról elintézhetnek mindent.
Mit kell tenni, ha elektronikus számlát kap a vállalkozás?
Az elektronikus számlát számítógépen lehet megtekinteni. A számla sikeres megnyitásakor ellenőrizhető az elektronikus aláírás és időbélyegző valódisága, azaz a számla sértetlensége és hitelessége.
A számla számítógépen / szerveren, vagy bármilyen archiváló eszközön (CD/DVD) megőrizhető, vagy igénybe vehető e célra jogszabályi felhatalmazás alapján minősített archiválási szolgáltató is.
Az elektronikus számla könyvelése (kontírozása) a papír számlával egyező módon történik.
/Forrás: http://www.e-szamlazas.gov.hu/