Optimalizáljuk a számlafeldolgozás költségeit!
A bejövő számlák, szállítólevelek hatékony feldolgozása, rendszerezett kezelése, ellenőrzése minden szervezet számára nélkülözhetetlen, csak úgy, mint a számlafeldolgozás költségeinek minimalizálása. Szakértői cikkünkben ezúttal az automatizált számlafeldolgozás előnyeit mutatjuk be.
Számlák érkezhetnek papír alapon, faxon, elektronikusan, különböző űrlapokon, esetleg kézzel írva, lehetnek egy vagy több oldalasak, A4-es illetve egyéb méretűek. Egy azonban közös bennük: a számlákon szereplő adatok ellenőrzésének és elektronikus rendszerekben való rögzítésének időrabló és munkaerő-igényes feladatát mindenképp el kell végeznünk. Ebben nyújt hathatós segítséget az automatizált számlafeldolgozás, melynek elsődleges feladata, hogy a számla valamennyi fontos adata (pl. szállítóazonosító, tételsorok, végösszeg, dátum stb.) optikai karakterfelismerés (OCR) használatával kerüljön rögzítésre és kézi adatbevitel nélkül jusson el a számlakezelést végző DMS vagy ERP rendszerekbe. - mondta Mészáros Tamás szakértő.
Papír alapú számlakezelés esetén számos probléma merülhet fel a folyamat során, például magas emberi erőforrás költségekkel, valamint hosszabb feldolgozási és kezelési (pl. iktatás, jóváhagyás, visszakeresés, tárolás) idővel számolhatunk, nagyobb a rögzítési hiba, vagy épp az osztályok közötti számla továbbítás során az irat elvesztésének lehetősége. Automatizált számlakezeléssel mindezek a hátrányok kiküszöbölhetők, sőt minél nagyobb mennyiségű bejövő számla feldolgozását automatizáljuk, annál jelentősebb költségcsökkenés és gyorsabb megtérülés (ROI) érthető el. Néhány jellemző, amelyek számszerűsíthetve is megmutatják a megtérülést: számlaadatok rögzítésekor, dokumentumok előkészítésekor az élő munka mennyisége - és ezzel együtt a költsége is - drasztikusan csökken, az iratok szállítási, másolási költségei szintén csökkennek, ezen túlmenően a késedelmes kifizetésből adódó díjak is megszűntethetők. A projektek gyors, mindössze 6-12 hónapos megtérülési idővel rendelkeznek.
8 érv a számlakezelés automatizálása mellett:
A számlafeldolgozási és -kezelési megoldások:
- Növelik az szállítói számlákkal foglalkozó személyzet hatékonyságát.
- Csökkentik az adatbevitel, számlafeldolgozás költségeit.
- Javítják az adatpontosságot, csökkentik az adathibák okozta időveszteséget.
- Megkönnyítik a számlák nyomon követését az egyes munkafolyamatokban.
- A jóváhagyási folyamat felgyorsításával segítséget nyújtanak az engedmények érvényesítésében és a késedelmi díjak elkerülésében.
- Csökkentik a hibás vagy ismételt számlakifizetések költségét.
- Zökkenőmentes illeszkedést biztosítanak az ERP rendszerekhez.
- Támogatják az archiválást, megőrzést, visszakeresést. (CW, kereskedelmi rész nélkül)