Dokumentumkezelés - ahogy a szakértő látja
Manapság egyre több cég ismeri fel, hogy dokumentumait elektronikus irattárba rendezve megakadályozhatja az információk véletlen elvesztését és csökkentheti előkeresésük idejét, amivel jelentősen javíthatja a szervezet reakcióidejét és növelheti piaci versenyképességét.
A megoldásra váró problémák
A papíralapú dokumentumok korában az irattár fogalma egyet jelentett a raktárban porosodó, dobozolt akták halmazával, melyeket jobb esetben gondos titkárnők, adminisztrátorok vagy professzionális dokumentumkezelő cégek rendezgettek. Minél nagyobb mennyiségű és sokrétűbb dokumentumot kezelünk így, annál nagyobb anyagi terhet rónak a szervezetre a raktárbérlés és az iratrendezés költségei.
Napjainkban azonban inkább már elektronikus formában készítjük iratainkat, a lassú és költséges posta helyett e-mailben küldjük ezeket, a hivatalos adatszolgáltatási kötelezettséget is egyre több szervezet teljesíti elektronikus formában. A környezet tehát vegyes: a papírlapú dokumentumok még nem tűntek el, de a cégek igyekeznek válaszidejüket és költségeiket optimalizálni az elektronikus megfelelőik használatával.
A papír alapú dokumentumok kezelése nyilvánvalóan nehézkes. Kivel ne fordult volna már elő, hogy a fiókjában hosszú időn keresztül, sőt esetenként hiába kutatott egy értékes információt hordozó irat után? Képzeljük el ugyanezt a szituációt egy akár csak 10 négyzetméteres raktárban! A felmérések szerint az irodai dolgozók napi 1 órát pazarolnak idejükből információk után kutatva. Ez munkaidejük 12%-a, melyet nem produktív munkával töltenek! Ehhez tegyük még hozzá azt az anyagi kárt, amit a meg nem talált iratok okoznak (minden vállalat életében volt már meg nem talált szerződés, vagy teljesítési igazolás).
Az elektronikus dokumentumok tárolása szintén sok problémát vet fel, mivel a fájlok különböző változatainak egyszerű könyvtárszerkezetben történő kezelése sem jelent optimális megoldást. Vegyünk egy példát! Egy cégnél általában szabályokat hoznak, hogy mit, hova, milyen néven mentsenek a munkatársak. Mégis, ezen szabályokat gyakran nem tartják be, így az emberi tévedések, sőt, sokszor a hanyagság ellen nem védi semmi a vállalat fontos üzleti információit. Ráadásul a hagyományos könyvtárak szerkezete statikus, legalábbis nehezen átstrukturálható. Milyen rendszer szerint hozzuk létre egy közös meghajtón a könyvtárakat? Ha minden dolgozóhoz saját könyvtárat rendelünk, egy projekthez tartozó összes szerződés, levelezés vajon mennyi idő alatt gyűjthető össze? Ki figyeli, hogy a dokumentumkezelési szabályokat betartják a kollégák? Valóban minden információ tárolásra került, ami egy későbbi döntéshozatalnál elengedhetetlen lesz? És ha igen, meg is fogjuk találni ezeket, amikor szükség van rájuk? Biztosra vehetjük-e, hogy a dokumentum legfrissebb verzióját látjuk?
Többek között ezekre a problémákra adnak megoldást napjaink talán legdinamikusabban fejlődő üzleti informatikai megoldásai, az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek. Elterjedésüknek köszönhetően már nem csupán drága, kifejezetten nagyvállalatoknak szánt alkalmazások léteznek, hanem könnyen bevezethető, gyorsan megtérülő formában is elérhetőek kis és közepes vállalatok, vállalkozók részére.
Ezek az angol szakszóval document management systemnek nevezett szoftverek képesek arra, hogy egységesítsék, áttekinthetővé tegyék a szervezetek elektronikusan tárolt dokumentumainak halmazát és gyors elérésüket, könnyű kereshetőségüket biztosítsák. A fejlett változatok már nem csupán iktatásra és archiválásra használhatóak, hanem tárolják a dokumentumok közötti összefüggéseket is, így a felhasználók dinamikusan, igényeiknek megfelelő szempontok alapján tudják keresni és gyorsan, összefüggéseikben feldolgozni az információkat. Sőt, nemcsak kizárólag dokumentumokat rendszereznek: tárolhatják a vállalat projektjeit, partnereit, és bármilyen objektumot, amit a működés megkíván.
A dokumentumokhoz ráadásul extra adatokat is tárolnak (ezek az ún. metaadatok), melyek segítségével megnyitás nélkül, első ránézésre láthatóak a legfontosabb jellemzők.
Reméljük, első cikkünk sokak érdeklődését felkelti, és a későbbiekben a kedves olvasó velünk tart a téma részletes körbejárására is. Még érintőlegesen sem említettünk olyan további fontos funkciókat, mint pl. a dokumentumokhoz való hozzáférés korlátozása, a munkafolyamatok szabályozása vagy az irattárak mobil eszközökön való elérhetőségének kérdése. Cikksorozatunk további részeiben természetesen ki fogunk térni ezekre, szem előtt tartva a gyakorlati alkalmazást, a megtérülési pontokat, nem utolsósorban pedig tippeket adunk, hogyan alkalmazhatóak ezek a megoldások a céges kiadások csökkentésére és a szervezeti folyamatok hatékonyabbá tételére. (CW)